Enfin un outil de facturation personnalisable !

Mise à jour du 20/11/2014 :

Comme on dit, il n'y a que les imbéciles que ne changent pas d'avis ! Plusieurs lecteurs ont partagé ici leur mauvaise opinion de Sellsy et je suis moi-même déçue par ses augmentations de prix répétées et non justifiées par l'amélioration de ses services. Je compte donc prochainement changer de service de facturation (merci de partager vos coups de cœur) et publier un billet pour résumer le fruit de mes recherches. À suivre donc. En attendant, je vous laisse lire cet article qui, s'il n'apporte finalement pas de solution miracle, a le mérite de poser certaines questions.


Sellsy - CRM et facturation

Des mois, des années que je cherche et que je teste des sites ou des logiciels pendant 7, 14 ou 30 jours avant d'abandonner parce que le service est trop cher, que les modèles de factures sont vraiment trop moches, que la facturation ne peut s'effectuer que dans une seule devise, ou que les messages de relance sont en français (ou anglais) seulement...


Je pensais devoir choisir entre productivité et identité visuelle, renoncer aux beaux documents d'entreprise que je m'étais créés pour enfin me simplifier la vie, mais non, finalement j'ai trouvé Sellsy !

 

Reprenons depuis le début...

Résumé du problème

Il y a quelque temps déjà je vous ai proposé un billet sur la facturation et offert de vous envoyer mon modèle de facture. Le voici d'ailleurs pour tous ceux qui ne l'auraient pas déjà reçu :

Télécharger
Modèle de facture - Trëma Translations
Facture blog.pdf
Document Adobe Acrobat 259.3 KB

J'ai mis du temps à créer ce modèle qui reprend les divers éléments de mon identité visuelle et toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur une facture en France. Seulement c'est un document Word, que je dois mettre à jour (dates, tarifs, total) à chaque fois que je termine un projet pour un client (ou chaque fin de mois pour mes chouchous, les réguliers !).

 

Au début pas de problème : j'avais du temps à consacrer à ce type de tâche ingrate. Mais aujourd'hui j'ai beaucoup plus de clients et je ne peux plus me permettre de perdre des minutes facturables.

 

Que faire donc ? Une petite recherche sur Internet m'offre à portée de souris moult solutions de facturation pratiques-et-pas-chères qui pour la plupart proposent une période d'essai avant de s'engager.

 

Pourquoi se priver ? J'ai donc patiemment testé plusieurs sites les uns après les autres (MyAE.fr, Flexina, Evoliz, Invokit, 4Visions Manager, InvoiceMachine.com, FreshBooks... entre autres) et aussi consulté pas mal d'avis sur des forums d'entrepreneurs, notamment sur les logiciels Ciel et EBP. 

 

Malheureusement, aucune de ces solutions était entièrement satisfaisante. Pour faire court, voici ce que je leur reproche en général :

 

  • Configuration complexe : certaines solutions sont de véritables tableaux de bord. Très complètes certes, mais difficiles à prendre en main. Je cherche avant tout une solution simple à utiliser.
  • Coût élevé : à part les logiciels Ciel ou EBP que l'on achète et télécharge une fois pour toutes, la plupart des solutions que j'ai testées sont des applications en ligne dont l'accès est accordé en échange d'un paiement mensuel, trimestriel ou annuel. Les sociétés qui proposent ces services prétendent que c'est le moyen idéal d'avoir à tout moment et en tous lieux accès à leurs services, mais c'est surtout bien plus rentable pour eux ! Les prix varient en général selon les besoins et la forme juridique de votre entreprise (souvent moins élevé pour les auto-entreprises) et s'échelonnent entre 9 et 25 €/mois, ce qui peut tout de même représenter jusqu'à 300 €/an ! Méfiez-vous également des achats à l'avance. Mieux vaut en effet vérifier que la solution que vous avez choisie répond bien à tous vos besoins avant de vous laisser convaincre par un ou plusieurs mois « gratuits ». 
  • Personnalisation faiblarde : le principal problème pour moi (et pour nombre d'entre vous si j'en crois vos messages) est la personnalisation des documents. Tous les services que j'ai testé promettent invariablement la possibilité de créer ou d'adapter différents modèles de factures et de devis, mais en général il y a toujours quelque chose qui coince : les numéros de documents ont un format imposé qui ne correspond pas au séquençage que j'ai choisi, je n'ai pas le choix de la langue ou de la devise, les modèles proposés sont affreux, le module de personnalisation nécessite d'avoir un diplôme d'ingénieur en informatique... Bref, la personnalisation est très souvent le point faible de ces applications.

 

La solution que j'attendais

En adoptant Sellsy, j'ai enfin trouvé une solution simple, esthétique et bon marché :

 

  • Personnalisation : les modèles de documents proposés sont très faciles à modifier et disponibles en plusieurs langues. Vous enregistrez les titres des colonnes, choisissez les couleurs de votre texte ou du tableau, sélectionnez les informations que vous souhaitez voir apparaître, etc. Si vous n'arrivez tout de même pas à obtenir une version qui vous plaît, vous pouvez comme moi choisir un fond de page pour personnaliser l'en-tête et les informations qui apparaîtront sur tous vos documents. Pour les séquences de numérotation, pas de panique non plus... si vous ne trouvez pas le vôtre dans les nombreuses options proposées, vous pourrez toujours le modifier lors de la création de votre facture. Voici un exemple de ma nouvelle facture Sellsy :
Télécharger
Facture Trëma Translations réalisée avec Sellsy
Modèle facture Sellsy.pdf
Document Adobe Acrobat 218.1 KB
Bien sûr ce n'est pas aussi bien que mon modèle Word, mais cette version s'en rapproche suffisamment pour que je puisse accepter d'y renoncer afin de gagner en productivité.
 
  • Fonctionnalités : outre son outil de conception de factures et de devis, vous pouvez aussi utiliser Sellsy pour envoyer vos documents (par e-mail ou par courrier), relancer vos clients en cas de retard de paiement, leur envoyer un message de remerciement, vérifier en un seul coup d'œil l'état de votre trésorerie, gérer vos contacts et organiser votre prospection. Plusieurs modules complémentaires peuvent être activés (la plupart gratuitement) afin de personnaliser les fonctions de votre logiciel.
  • Coût : sur son marché, Sellsy est relativement peu onéreux. Comptez 11,90 €/mois si vous êtes en entreprise individuelle sous le régime de l'auto-entreprise (exonération de TVA) et 29,90 €/mois si vous êtes au régime général. Oui, je sais, ce n'est tout de même pas donné, mais quand vous aurez fait le tour des outils gratuits et des logiciels traditionnels un peu poussiéreux, nous en reparlerons ! Point positif : votre accès est illimité (ce qui n'est pas toujours le cas). Malheureusement, ce montant est payable en une fois. Assurez-vous donc de profiter à fond de votre essai de 15 jours avant de débourser cette somme pour un service qui ne répondrait pas entièrement à vos attentes.
  • Service: l'équipe de Sellsy est jeune et dynamique. L'outil étant relativement nouveau, il est en constante évolution et vos commentaires et suggestions sont les bienvenus pour contribuer à son amélioration. En bonne linguiste, je me suis permis de leur faire remarquer quelques problèmes de typographie sur leurs modèles de documents en anglais. Le logiciel a été immédiatement modifié... Excellent sens du service !

     

Quelques souhaits pour l'avenir

Comme la perfection n’existe malheureusement pas en ce bas monde, Sellsy laisse cependant quelques fonctionnalités à désirer :

 

  • Synchronisation bancaire : autrement dit la possibilité de mettre à jour le tableau de bord de l’entreprise en temps réel à partir des relevés en ligne de votre compte bancaire. Peu de prestataires offrent actuellement ce service en France, mais la personne à qui j’ai parlé chez Sellsy m’a assuré que c’est une option sur laquelle l’entreprise planche en ce moment. Le rêve pourrait donc prochainement devenir réalité.
  • Comptabilité : pour l’instant Sellsy se limite à proposer un service de facturation et de gestion de la relation client. Un module d'exports comptables est disponible pour faciliter le transfert de données et vous pouvez donner un accès limité à votre compte à votre expert-comptable. Cependant, si vous souhaitez trouver un logiciel complet pour faire votre comptabilité et vos déclarations de TVA, passez votre chemin.
  • Chiffre d’affaires global : un peu plus ennuyeux pour les traducteurs. Impossible à l’heure actuelle de consolider votre chiffre d’affaires mondial ! Si vous êtes comme moi payé en diverses devises, vous pourrez uniquement consulter le total de vos recettes pour chacune d’entre elles séparément (CA en GBP, CA en USD, CA en euros). Pas très pratique j’en conviens, mais lié à la difficulté d’établir un taux de change fiable pour consolider l’ensemble des factures. Si, comme c’est prévu, Sellsy peut éventuellement obtenir des données directement auprès de votre banque, le problème sera résolu. En attendant, vous devrez faire votre compta à part.

 

En résumé Sellsy fait du bon boulot, est un outil à la fois esthétique et fonctionnel, offre un service de qualité et promet de s'améliorer encore à l'avenir... que demande le peuple ? J'ai enfin trouvé chaussure à mon pied, mais je ne prétends pas vous proposer la solution universelle. Avez-vous trouvé une solution pour vos problèmes de facturation ? Si oui laquelle et qu'en pensez-vous ?

 

Pour aller plus loin :

 

P.-S. Je tiens à préciser que je ne détiens aucune action Sellsy et que ce billet a uniquement pour objectif de vous présenter un outil relativement nouveau. Je décline par là même toute responsabilité en cas de problème insurmontable ou d'insatisfaction totale !


À propos de l'auteur

Professionnelle accréditée en commerce international ayant travaillé plusieurs années comme conseillère pour les PME, Gaëlle Gagné est devenue traductrice indépendante en 2005. À la tête de Trëma Translations, elle traduit de l'anglais vers le français et partage ses connaissances en gestion d'entreprise avec ses collègues traducteurs dans un blog intitulé Mes petites affaires.


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Commentaires : 13
  • #1

    Marion (samedi, 07 décembre 2013 09:57)

    Bonjour,

    Je recherche actuellement un outil complet de timetracking et de facturation me permettant de dégager la marge générée par un projet. Freshbooks me semble répondre à ce critère avec les fonctionnalités de facturation, ajout de dépenses et timetracking. Du coup si vous pouviez me dire ce que vous lui "reprochez" / ce qui vous a déplu ? Merci par avance

  • #2

    trematranslations (lundi, 09 décembre 2013 02:24)

    Bonjour Marion,
    Comme je n’ai pas ton adresse e-mail, j’espère que tu reviendras ici consulter ma réponse... Freshbooks est un des tout premiers logiciels que j’ai testé et je n’ai pas évalué sa fonction « timetracking ». Comme je l’indique dans mon billet, ce qui m’intéressait principalement était la possibilité de créer des modèles de documents d’entreprise qui soient à la fois esthétiques et complets. Freshbooks n’était pas très flexible en la matière à l’époque (deux modèles assez basiques et aucune possibilité de les personnaliser en dehors de l’ajout d’une adresse et d’un logo). En outre, il n’était pas possible de facturer ses clients en différentes devises. Aujourd’hui il me semble que ce dernier problème soit résolu, mais assure-toi tout de même que cet outil, qui a été élaboré pour le marché canadien, te permette bien de répondre à toutes tes obligations légales (mentions obligatoires, taux de TVA, etc.).

  • #3

    Julien (lundi, 01 septembre 2014 05:16)

    Produit sympa et efficace mais qui avec le temps :

    *Devient de plus en plus lent (allez un peu de cdn messieurs)
    * Augmente chaque année ou presque
    * Equipe de dev qui ne focalise plus sur l’outil premier (la facturation) mais l’adjonction d’addons ne nous concernant pas.
    Chez sellsy on considère que la personne qui reçoit un devis et celle qui reçoit la facture, un comble pour un outil de facturation

    Bref c’etait bien au début, ça aurait pu cartonner mais je suis a la recherche d’un autre outil en ce moment pour le remplacer

  • #4

    Alexandre (jeudi, 20 novembre 2014 07:40)

    Bonjour,



    Ma société utilise Sellsy depuis janvier 2014. Notre point de vue sur cette solution était jusqu'à mi-septembre plutôt très positif... mais...

    Je profite de la possibilité de laisser un commentaire ici pour évoquer un problème majeur auquel nous sommes confronté.

    Je précise que nous avons multiplié les demandes par téléphone (peut-être 15 appels) en espérant obtenir une solution... mais jusqu'à maintenant : rien, si ce n'est la bonne volonté de nos interlocuteurs. Pas plus tard qu'aujourd'hui j'ai obtenu du service client une bonne écoute et l'assurance qu'une demande auprès du service technique était lancé. Cependant nous avons déjà vécu ce scénario et sommes excédés.



    Le problème:

    La modification récente (2 mois) de la partie "achat", jusqu'alors peu pertinente (une liste des achats dans laquelle nous entrions nos factures fournisseur), a entraîné automatiquement un nouveau classement de nos entrées "facture fournisseur". En effet cette section "achat" est aujourd'hui scindé en 3 parties:

    - bon de commande

    - bon de livraison

    - facture fournisseur

    Or, l’ensemble de nos entrées « facture fournisseurs » est aujourd’hui ventilé entre les parties « bon de commande » et « bon de livraison ». Aucune de nos factures fournisseurs n’est donc correctement comptabilisée sur le système. Impossible alors de faire une situation comptable juste.

    La solution proposée par Sellsy: passer manuellement ces 1400 entrées ventilées !!

    Cad : convertir chacune de ces entrées en facture fournisseur en reportant manuellement le numéro initial de la facture, sa date de création et en réimportant le scan de la facture physique !!!!!

    Petit calcul : en considérant qu’il faut 4 min de manipulation pour faire une conversion, il faut donc 1400x4=4200 minutes, soit 93.3 heures de travail. Le coût total horaire estimé étant de 19 euros….

    Il nous faut donc dépenser 1773.3 euros !!!!!!! de main d’œuvre pour supporter la mise à jour du système Sellsy.

    Évidement c’est inacceptable.

    J’ai bien compris que nous ne sommes pas les seuls dans ce cas de figure. Le nombre de client de Sellsy subissant ce problème est sans doute important.

    Alors, avis aux responsables et autres fondateurs de cette solution prometteuse !!! Faites un geste pour satisfaire vos clients avant qu’il ne soit trop tard !!! Une solution automatisée ou au minimum un geste commercial.

    Merci.
    Alexandre

  • #5

    trematranslations (jeudi, 20 novembre 2014 08:57)

    Bonjour Alexandre et merci pour ce témoignage.
    Vous faites bien de partager cette expérience, car vous n'êtes pas le seul à être déçu par Sellsy. Encore abonnée (jusqu'en janvier prochain), je recherche activement une solution, car les prix ont fortement augmenté sans amélioration réelle du service. Contrairement à ce qui m'avait été annoncé, les factures en devises sont toujours comptabilisées séparément et l'importation de données en provenance d'un compte bancaire n'est toujours pas possible. D'autres prestataires offrent pourtant ces fonctions pour bien moins cher. Je dois cependant avouer que je n'ai pas encore trouvé d'alternative pour la mise en page personnalisée des documents. :(
    En espérant que vous n'aurez pas à entrer manuellement l'ensemble de vos données, je vous invite à nous faire part de la suite des évènements.

  • #6

    Michael (vendredi, 27 février 2015 18:06)

    Bonjour,

    En cherchant une alternative à Sellsy, outil que j'utilise depuis plus de 3 ans, je suis tomber sur votre article.

    Je suis d'accord avec votre mise à jour, je suis très déçu des augmentations successives. Je souhaiterai savoir si vous aviez trouver une alternative ?

    Michael S.

  • #7

    trematranslations (samedi, 28 février 2015 05:45)

    Bonjour Michael,
    Malgré mes efforts, je n'ai pour l'instant trouvé aucune alternative. Le renouvellement de l'abonnement Sellsy étant automatique, j'ai donc rempilé pour 6 mois, :( mais je ne me décourage pas...

  • #8

    Michael (samedi, 28 février 2015 10:33)

    Bonjour,
    Merci pour votre réponse.
    Je m'étais également fait prendre par la reconduction automatique de l'abonnement il y a 6 mois. J'arrive enfin à terme. Je vous tiens au courant lorsque j'aurai trouver une alternative.

    Pour information, il est possible de désactiver le renouvellement automatique en décochant la case "Reconduction par prélèvement automatique" dans le menu "Réglages > Abonnement"...malheureusement je ne l'avais pas il y a 6 mois sachant qu'ils ont ajouter cette option coché sans notre accord prouvant leur malhonnêteté.

    Michael S.

  • #9

    TigerPro CRM (mercredi, 04 mars 2015 03:16)

    Bonjour,

    TigerPro CRM est logiciel CRM en mode Saas avec une partie gestion commerciale pour la gestion des devis, bons de commande, facture et commandes fournisseurs.
    Nous proposons également l'export comptable des factures clients vers les principaux logiciels comptables du marché (CIEL, SAGE, EBP, CEGID ...).

    Cette gestion commerciale est également disponible sur l'application iOs et Android qui permet l'utilisation du CRM en mode hors connexion.

    TigerPro CRM est également un outil marketing de partage d'agenda et de statistiques.
    Je vous invite à découvrir ce couteau suisse : http://www.tigerpro-crm.com/

    Merci
    Boris

  • #10

    Thierry Liu (vendredi, 15 mai 2015 08:59)

    Certains ont essayé factoor ? Pour ceux qui utilisent des logiciels libres :
    http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-34055162-factooor

  • #11

    Michael (mardi, 19 mai 2015 07:15)

    @Thierry Je l'avais testé il y a quelques années mais sans être convaincu. De plus l'extension n'est plus maintenue.

  • #12

    LM (mardi, 28 juillet 2015 06:22)

    Bonjour, je vois que je ne suis pas la seule à être très déçue par les services et les fonctionnalités proposées par Sellsy. Les tarifs pratiqués par la plateforme ne correspondent pas au niveau de qualité que les utilisateurs sont en droit d'attendre. J'ai souhaité résilier notre abonnement de 6 mois, après 1 mois passé à s'arracher les cheveux avec des bugs à répétition. Le service commercial s'est montré extrêmement de mauvaise foi (mais si tout marche parfaitement), alors que preuve à l'appui, nous avions fait remonter de nombreux dysfonctionnements. Résultat : quasi 1 mois de travail de perdu, 500e dépensés inutilement. Des conditions d'utilisations limite abusive (renouvellement automatique, etc)... Bref je déconseille vraiment la solution Sellsy, à moins que vous souhaitiez perdre du tps et de l'argent.

  • #13

    Mric (dimanche, 21 août 2016 12:49)

    A notre tour de quitter le navire Sellsy (tarif doublé !!!), nous testons actuellement Flexina qui parait pas mal ...