Bien calculer ses délais de paiement

Calculer ses délais de paiement sans se tromper

« Heu pardon, excusez-moi de vous déranger, mais pourriez-vous me payer s’il-vous-plaît ? » Ça vous rappelle quelque chose ? C’est normal, la France ne brille pas par le respect des délais de paiement entre professionnels. Trop souvent les débiteurs repoussent insidieusement les échéances et dépassent largement les 60 jours légaux, sans se soucier de mettre à mal la gestion de trésorerie des petites entreprises qu’ils font travailler. À tel point que le gouvernement, et maintenant l’Union européenne, ont décidé de s’en mêler... 

Pour faire valoir vos droits, il faut d’abord connaître la loi. Voici donc un petit rappel de la réglementation en la matière, du mode de calcul délais de paiement et des pénalités de retard, ainsi que des changements annoncés cette année.

 

À vos calendriers !

Commençons par bien faire la distinction entre délai de paiement et retard de paiement. Un délai de paiement est fixé librement entre les parties (dans le respect tout de même de la législation en vigueur) et correspond au temps qu’un fournisseur accorde à son client pour le régler, alors qu’un retard de paiement correspond au dépassement de la date d’échéance dudit délai. 

 

Pour éviter que votre délai ne se transforme en retard, pensez à préciser clairement dans votre devis et sur votre facture à quelle date vous souhaitez être payé. Sans dépasser une période maximale de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, plusieurs options sont possibles :

  • comptant
  • X jours nets
  • X jours calendaires
  • X jours fin de mois

Si nous prenons pour exemple une prestation facturée le 10 avril 2013, reportez-vous au tableau suivant pour bien calculer la date d’échéance :

Conditions de paiement
prévues au contrat
Date d'échéance Délai de paiement
comptant 10 avril 2013 aucun
30 jours nets 10 mai 2013 30 jours
30 jours fin de mois 31 mai 2013 51 jours*
60 jours calendaires 10 juin 2013 60 jours

(*) 30 jours jusqu’au 10 avril + 21 jours jusqu’à la fin du mois de mai

 

Comme vous pouvez le constater, inscrire simplement « règlement à 30 jours » sur votre facture ne suffit pas. Il faut absolument préciser s’il s’agit de 30 jours fin de mois ou 30 jours nets, car comme le montre notre exemple ces simples petits mots peuvent se traduire par de nombreux jours d’attente supplémentaires !

 

La date d’émission de la facture a également son importance. Mieux vaut en effet inscrire en toutes lettres « règlement sous 30 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture » pour éviter les excuses classiques du type facture égarée par la Poste ou adressée au mauvais service.

 

Situation tendue

Mais au fait, quelle est la durée maximale du délai de paiement entre professionnels en France ? Réponse : depuis la Loi de modernisation l’écononomie (LME) de 2009, elle était de 45 jours fin de mois, soit au plus tard 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture. Cependant, l’application de la directive européenne 2011/7/UE vient de réduire ce délai maximal à 30 jours calendaires (en l’absence d’un accord spécifique conclu entre les parties).

 

Il était temps, car malheureusement avec la crise, les délais ont tendance à s’allonger. Selon le dernier rapport annuel de l’Observatoire des délais de paiement, la proportion des entreprises déclarant subir des retards de paiement a doublé en un an, pour atteindre désormais 28 %. Fin 2012, la moyenne nationale des retards de paiement s’établissait à 12,1 jours, et seule une entreprise sur trois payait ses fournisseurs dans les temps !

 

En raison de leur taille réduite, les entreprises de traduction font partie des plus touchées par le dépassement des échéances de paiement, mais aussi de celles qui sont les moins bien informées de leurs droits et obligations en la matière. Tâchons donc d'y remédier...

 

Tour de vis législatif

Depuis le 1er janvier 2013, tout débiteur payant une facture après l’expiration du délai de paiement doit verser à son créancier une indemnité forfaitaire de 40 € en compensation des frais de recouvrement. Cette indemnité doit obligatoirement être mentionnée dans les conditions générales de vente (CGV) et sur chaque facture.

 

Les CGV doivent également préciser les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. En 2013, ce taux d’intérêt calculé sur le montant TTC de la facture, ne peut être inférieur à 0,12 %, soit trois fois le taux de l’intérêt légal. Les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire et elles sont applicables dès le jour suivant la date de règlement portée sur la facture.

 

Depuis le 16 mars, l’Union européenne a encore renforcé ces principes : l’application de la directive 2011/7/UE plafonne désormais le délai de paiement à 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la facture dans tous les États membres, sauf disposition contraire acceptée par les deux parties et indiquée dans le contrat (ne pouvant cependant dépasser 60 jours). Le taux des pénalités de retard a aussi été revu à la hausse. Il est désormais fixé à 8 points minimum au-dessus du taux de refinancement principal de la Banque centrale européenne (0,75 % au 7 mars 2013) ce qui représente à l’heure actuelle un taux minimum de pénalités de retard de 8,75 %.

 

Quelques astuces pour se faire payer

Peu au fait de leurs droits, les traducteurs hésitent aussi souvent à les faire valoir par peur de perdre leurs clients. Pourtant, statistiquement, plus vous attendez, moins vous avez de chances d’être payé. Sans compter que vous établissez un précédent dans votre relation avec votre client risquant de l’encourager à pousser chaque fois un peu plus loin...

 

Nul besoin cependant de s’énerver, il suffit souvent de respecter quelques règles de bon sens pour faire valoir vos droits :

 

1. Une rédaction minutieuse des conditions générales de vente (mention du délai de paiement et des pénalités de retard, clause pénale en cas de non-paiement à l’échéance indiquant la loi applicable) est un préalable indispensable. Dans tous les cas, une action corrective s’impose.

 

2. Incitez vos clients à vous payer rapidement en tentant de négocier des délais de paiement minimum ou le versement d’un acompte, et en appliquant des remises pour paiements anticipés.

 

3. Suivez de près les dates d’échéance de vos factures : instaurez un système de rappel ou utilisez des outils informatiques afin de relancer vos clients retardataires dès le premier jour de dépassement du délai de paiement. Ne tolérez aucun retard, mais allez-y progressivement : commencez par envoyer un email de rappel au cas où ce serait un simple oubli, puis téléphonez en adoptant une position ferme et claire. Enfin si rien n’y fait, passez à l’artillerie lourde (lettre en recommandé, pénalités de retard, menaces de procédures judiciaires, etc.).

 

4. En cas de non-paiement récurrent, essayer de comprendre ce qui coince. Est-ce un problème administratif (facture adressée au mauvais service, échéance n’est pas clairement notifiée) ? Économique (client en difficultés financières) ? Apprenez cependant à repérer les prétextes et procédés abusifs employés par certaines entreprises pour retarder le paiement de leurs factures.

 

5. Pour éviter de connaître vous même des difficultés de trésorerie, adoptez définitivement certains principes :  

  • N’acceptez aucun nouveau contrat d’un client ayant dépassé un délai de paiement.
  • En cas de gros projet pour un nouveau client, demandez une avance ou un paiement en plusieurs échéances.
  • Instaurez une comptabilité digne de ce nom et gardez toujours un œil sur votre trésorerie pour ne pas attendre trop longtemps avant d’agir.

 

Et vous ? Quels délais de paiement accordez-vous à vos clients ? Subissez-vous souvent des retards ? Comment faites-vous valoir vos droits ou vous prémunissez-vous contre les mauvais payeurs ?

 

Pour aller plus loin :


À propos de l'auteur

Professionnelle accréditée en commerce international ayant travaillé plusieurs années comme conseillère pour les PME, Gaëlle Gagné est devenue traductrice indépendante en 2005. À la tête de Trëma Translations, elle traduit de l'anglais vers le français et partage ses connaissances en gestion d'entreprise avec ses collègues traducteurs dans un blog intitulé Mes petites affaires.


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Commentaires : 23
  • #1

    Kevin Dinant (mercredi, 27 mars 2013 04:03)

    Merci pour toutes ces informations! Je mets un délai de 30 jours nets en indiquant en clair la date d'échéance, mais en général, je suis systématiquement payé peu avant ou peu après la date d'échéance... Mais je n'ai pas encore eu affaire à de vrais mauvais payeurs, tout au plus un oubli récemment.

    J'avais lu quelque part que les délais de paiement et les pénalités de retard n'étaient applicables qu'aux clients français, est-ce que c'est vrai?

  • #2

    trematranslations (mercredi, 27 mars 2013 04:13)

    Bonjour Kevin et merci pour ton message.
    Pour répondre à ta question, les délais de paiement relèvent de la liberté contractuelle, donc peut importe que ton client soit basé à l'étranger ou non : tout dépend de ce que tu négocies avec lui. Ainsi, si ton client accepte que votre contrat soit établi selon le droit français, il devra se plier à la réglementation en vigueur dans notre pays (délai maximal, pénalités, etc.). À noter, la directive européenne 2011/7/UE est désormais entrée en application dans tous les pays de l'Union, donc c'est 60 jours nets maximum pour tout le monde (30 jours nets en l'absence d'un accord spécifique).

  • #3

    Kevin Dinant (mercredi, 27 mars 2013 06:12)

    Merci beaucoup pour ces précisions, rapides qui plus est!
    Si rien n'a été vraiment négocié (par exemple, le client a accepté le devis envoyé ou le client, une agence par exemple, a envoyé une demande sans faire faire de devis car il connaît les tarifs), comment ça se détermine? Ou, plus simplement, est-ce que tu connais un site fiable qui résume bien tous les cas de figure?

  • #4

    Anne-Sophie J (mercredi, 27 mars 2013)

    Merci Gaëlle pour toutes ces informations, qui sont compliquées à réunir! Merci pour votre travail minutieux!
    Comme vous le savez, je suis en plein dans cette situation, je note bien les manques de précision dont j'ai fait part que je corrigerai dans l'avenir.
    Maintenant, je m'attaque à la partie Recouvrement :-/ (demain, il y aura 30 jours de retard)
    A bientôt pour la suite!

  • #5

    trematranslations (mercredi, 27 mars 2013 12:06)

    Alors là, Kevin, on entre sur un terrain miné !
    L'absence de contrat entre les parties complique énormément la situation puisqu'en cas de litige il faudra demander à un juge de se prononcer sur la loi applicable avant même d'entamer une procédure pour obtenir réparation d'un éventuel préjudice.

    Comme tu t'en doutes, cette étape rallonge la procédure, complique la situation et est difficilement contraignante pour une entreprise basée à l'étranger. Dans les faits, c'est souvent le pays de celui qui effectue la prestation qui est retenu pour la détermination de la loi applicable, mais pas toujours... Voici un article très complet sur le sujet pour te donner quelques sueurs froides : http://www.fontaneau.com/v2/?p=356 ;)

    Pour éviter d'en arriver là, tu peux préciser dans ton devis (qui une fois signé à valeur de contrat), que son acceptation suppose une acceptation de tes conditions générales de vente dans lesquelles tu préciseras que la loi française est applicable à tout accord entre les parties. Pressé de lancer le projet, le client le signe en général sans rechigner et te voilà mieux protégé. Même si après le premier contrat vous n'échangez plus de devis, tu pourras toujours présenter ce document comme preuve que ton client a accepté de se conformer au droit français. Pour verrouiller le tout, ajoute une petite phrase bateau du genre « Conformément aux termes de nos précédents contrats... » dans tes emails lorsque tu acceptes un projet.

    Je connais des traducteurs qui incluent une mention de ce type directement sur leur site web, mais je ne pense pas que cela remplisse toutes les conditions pour être considéré comme un accord entre les parties.

    Attention de ton côté à bien lire les conditions que t'impose ton client. Les prestataires de services se retrouvent parfois liés par des clauses abusives parce qu'ils n'ont pas pris le temps de lire attentivement le contrat qu'un nouveau client leur a fait signer au début de leur collaboration. Bref, c'est un petit jeu de tir à la corde qu'il faut prendre au sérieux pour éviter de GROS problèmes en cas de litige.

  • #6

    trematranslations (mercredi, 27 mars 2013 12:09)

    Voici un autre document précisant les modalités de détermination du droit applicable aux contrats internationaux : http://www.barreaudeliege.be/actu/contrats%20internationaux.pdf

  • #7

    Kevin Dinant (mercredi, 27 mars 2013 13:32)

    Merci pour toutes ces informations. Effectivement, mes devis comprennent la mention "L'acceptation du présent devis vaut acceptation des conditions générales de prestation de service
    disponibles sur internet (http://www.kevindinant.eu) et fournies sur simple demande." Mais mes conditions générales ne mentionnent pas le droit applicable (j'ai repris celles de la SFT sans me poser trop de questions). Il va falloir que je change ça rapidement.
    Je n'ai pas encore trop lu les conditions d'achat de mes clients par contre, mais j'ai indiqué dans mes conditions de vente qu'elles s'appliquent à l'exclusion des autres.

    Je regarderai aussi les liens que tu donnes. Merci beaucoup!

  • #8

    Anne-Sophie (vendredi, 29 mars 2013 02:28)

    Bonjour Gaëlle,
    J'ai fait appel à une amie juriste spécialisée dans le contentieux et le recouvrement qui m'a indiqué la marche à suivre côté juridique dans ces cas-là:
    - appels / relance pour paiement à l'amiable
    - Si KO, envoi d'une mise en demeure pour acquittement de la dette. Si le délai de retard est supérieur à 30 jours, on peut indiquer un délai de 48h pour le paiement de la facture (j'ai un modèle de courrier si vous voulez)
    - Si KO, envoi par mail de l'injonction de payer. Il semblerait que cela a l'art de grandement accélérer les choses.
    - Si encore KO, se lancer dans la procédure d'injonction de payer.
    En espérant que cela aide un peu :-)
    Bonne journée!

  • #9

    trematranslations (samedi, 30 mars 2013 13:50)

    Merci Anne-Sophie pour toutes ces précisions... et oui, je veux bien que vous me transmettiez le modèle de lettre de mise en demeure (en espérant qu'il ne serve jamais).
    N'oubliez pas de m'informer de la suite des évènements ;)

  • #10

    Alexandra (mercredi, 22 mai 2013 12:33)

    Bonjour, et merci pour toutes ces informations précises !
    Le retard dans les paiements est en ce moment un sujet omniprésent en ce qui me concerne. Depuis plusieurs semaines, ces retards sont récurrents... de la part de nombreux clients.
    C'est vraiment pénible.
    Pour l'instant j'ai à chaque fois fait preuve de patience, de diplomatie, et en suis restée aux relances par téléphone et par courriel.
    C'est assez délicat, car nous sommes tout à fait en droit de demander notre dû, mais les clients avec qui je traite sont souvent des petites structures, en local, et je pense que des méthodes trop "procédurières" ne passeraient pas bien...
    Je réfléchis tout de même à comment éviter de futurs problèmes de trésorerie provoqués par ces retards de paiement... Je pense que je vais être plus rigoureuse en début de contrat sur la demande d'acomptes.
    En attendant... patience !
    Alexandra

  • #11

    trematranslations (mercredi, 22 mai 2013 15:50)

    Bonsoir Alexandra,

    Malheureusement la crise a ses effets pervers et de nombreux indépendants souffrent en ce moment d'une augmentation des retards de paiement.

    Effectivement, il n'est pas toujours facile de réclamer son dû dans les relations parfois très inégales que nos entretenons avec nos clients, d'autant plus lorsqu'ils nous donnent régulièrement du travail. Pour ma part, j'ai pris le contrepied et réduit mes délais : 30 jours nets pas de discussion ! Bizarrement, plus les délais sont courts, moins les retards sont fréquents... Je les relance une semaine passé ce délai sur le ton de la plaisanterie tout en refusant de nouveaux contrats tant que leurs factures en souffrance ne sont pas réglées. Jusque là, ça porte ses fruits, mais la plupart de mes clients sont réguliers, donc relativement fidèles. Pour les nouveaux, demander un acompte pourrait effectivement être une bonne solution. Tiens-moi au courant si cela améliore (ou non) ta situation.

    Gaëlle

  • #12

    AULIAC (lundi, 03 juin 2013 08:28)

    Bonjour Gaëlle,
    Merci pour ces informations, il est vrai que tout n'est pas trés simple surtout lorsque l'on démarre. Mon mari est artisan plombier peut on exiger un paiement à 15 jours à réception?
    Merci d'avance et surtout bonne continuation.

  • #13

    Jean-michel (mardi, 26 novembre 2013 15:29)

    Bonjour,
    J’ai été contacté, le semaine dernière par téléphone pour le règlement d’une facture d'octobre 2012 concernant un contrat d’entretien. (échéance octobre)

    Suite à cette relance, j'ai relu mon contrat et :
    A l'article 2 de ce contrat il est précisé qu'il s'agit d'un contrat contrat d’abonnement conclu pour une durée de un an. Il est renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception dans les termes de la loi Chatel.

    Mais il s'avère que l'article 3 « prix – condition de paiement – révision » précise que « le non paiement de cette redevance dans les trente jours suivant la souscription ou suivant le renouvellement de l'abonnement, entraîne la suppression de l'entretien et annule les clauses de l'abonnement. Dans le cas de dénonciation ou d'annulation, la responsabilité du prestataire est dégagée de toutes les conséquences pouvant résulter de la cessation de l'entretien ».

    Dois-je en déduire qu'à compter de novembre 2012 les clauses du contrat étaient donc annulées du fait de l'application de cet article 3? c'est pourquoi je me demande si je dois tenir compte de cette relance concernant un facture pour un contrat qui est annulé.
    Je précise qu'aucun entretien n'a été réalisé sur la période couverte par le contrat.
    Merci de votre réponse.

  • #14

    Tabula Traduction (mardi, 17 décembre 2013 09:14)

    Bonjour,

    Merci beaucoup pour ces informations. En ce qui concerne l'indemnité forfaitaire, ce document du ministère de l'Économie est bien utile :

    http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgccrf/actualites/breves/2013/QR_indemnite_forfaitaire.pdf

    C'est intéressant notamment pour les traducteurs ayant une clientèle composée de professionnels et de particuliers, puisque la mention ne doit pas figurer sur les documents dans ce dernier cas.

    Bonne fin de journée,
    Soizic

  • #15

    trematranslations (mercredi, 18 décembre 2013 05:15)

    Bonjour Soizic et merci de partager ici ce document effectivement très utile.
    Les questions/réponses de la DGCCRF précisent bien mieux la nature de nos obligations que tout ce que j'avais pu lire jusqu'à présent, je vais donc le rajouter aux liens proposés à la fin du billet.
    J'en profite pour te souhaiter, ainsi qu'aux autres lecteurs de ce blog, d'excellentes fêtes de fin d'année !

  • #16

    Tabula Traduction (mercredi, 18 décembre 2013 10:16)

    Très bonnes fêtes également !
    À bientôt

  • #17

    Guy (mercredi, 29 octobre 2014 05:13)

    a

  • #18

    Alain (vendredi, 20 février 2015 09:32)

    Bonjour, merci beaucoup pour tous ces renseignements très précieux pour ceux qui comme moi débutent après leur diplôme et ne savent pas trop par où commencer !

    J'aimerais savoir si un devis que le client accepte par simple courriel a la même valeur juridique qu'un devis papier signé ? En effet, le site service-public.fr n'évoque même pas la possibilité d'accepter un devis par voie électronique et mentionne ceci :

    "Le devis, qu'il soit obligatoire ou facultatif, doit comporter la mention manuscrite « « devis reçu avant l'exécution des travaux » » et être daté et signé de la main du consommateur."

    Qu'en pensez-vous ?

  • #19

    trematranslations (lundi, 02 mars 2015 10:17)

    Bonjour Alain et merci pour cette question très intéressante. D'après mes recherches, la jurisprudence reconnaît de plus en plus la valeur juridique des e-mails, notamment lorsqu'il s'agit d'un litige entre professionnels. En effet, étant donné que la preuve est libre en matière commerciale, vous avez toute la liberté d'utiliser un e-mail ou un fax comme preuve lors d'un procès contre une autre entreprise. Vous pouvez donc sereinement commencer à travailler après avoir reçu un « bon pour accord » par e-mail si votre interlocuteur est une agence de traduction ou une entreprise privée. Cependant, ce principe s'applique plus difficilement lorsqu'il s'agit des relations entre entreprises et particuliers ou administration. Prudence donc, si vous avez affaire à un organisme public ou à un particulier (traduction assermentée ou traduction de CV par exemple) !

  • #20

    Alain (samedi, 07 mars 2015 14:14)

    Merci beaucoup Gaëlle pour cette réponse ! :)

  • #21

    William (lundi, 09 mars 2015 08:28)

    Bonjour, je souhaiterais savoir quelle est la date de payement correspondant à une facture émise en date du 31 Janvier reçue par le client le 5 fevrier et possédant un délai à 30 jours fin de mois.

    Merci d'avance

  • #22

    trematranslations (mardi, 10 mars 2015 17:04)

    Bonjour William,
    En règle générale, c'est la date d'émission de la facture qui est prise en compte, donc pour une facture datée du 31 janvier, le paiement devra être effectué avant le 31 mars (28 jours en février + 3 jours en mars nous amène au 3 mars pour les 30 jours et donc au 31 si vous offrez un délai de paiement jusqu'à la fin du mois), ce qui revient de fait à 59 jours ! Si vous en avez la possibilité, mieux vaut donc facturer à 30 jours nets pour que votre client n'ait pas le temps de vous oublier...

  • #23

    Sonia (mardi, 08 décembre 2015)

    Bonjour,

    Tout d'abord, merci pour cet article. J'ai cependant une petite question: que se passe-t-il si, pour une prestation réalisée en novembre, la facture stipule que le règlement doit être effectué le 10 décembre, alors qu'il est indiqué dans les petites lignes que le règlement doit être fait 30 jours fin de mois, le 10 (ce qui nous situe donc en janvier...). Le client doit-il tenir compte de la date de règlement indiquée sur la facture, ou des petites lignes ?

    Merci d'avance pour votre réponse!